Charte

 

 

STATUTS ET RÉGLEMENTS

CHARTE et CODE DE PROCÉDURES

(avril 2018)

 

 

Chapitre 1 : Description général

1.1.  Nom

Le nom officiel de la Revue est « Histoire, Idées, Sociétés », ci-après désignée par « la Revue ».

 

1.2.  Siège social

Le siège social de la Revue est situé au :

1255 St-Denis, local A-6015, Montréal, Qc, H2X 3R9

 

1.3. Rôle et statut

La Revue est une organisation étudiante visant à diffuser les recherches des étudiant.e.s de tous les cycles en histoire dans un portail 100% web. La Revue a le statut d’organisme à but non lucratif.

 

1.4. Buts

La Revue est une publication étudiante ayant pour but de promouvoir principalement la diffusion des textes des étudiant.e.s en histoire de l’UQAM écrits dans le cadre de leurs travaux de recherche, de travaux personnels ou encore à l’occasion de leur participation aux activités de colloque organisées par le département d’histoire de l’UQAM. Elle peut aussi recevoir des travaux d’étudiant.e.s provenant de d’autres universités.

1.4.1. Par la publication d’articles de fond.

1.4.2. Par la publication de chroniques.

1.4.3. Par la publication des actes des colloques étudiants en histoire, principalement :

– le colloque des étudiant.e.s de premier cycle en histoire de l’UQAM

– le colloque Jean-Marie Fecteau des cycles supérieurs en histoire de l’UQAM

1.4.4. Par la publication d’éditions spéciales

1.4.5. Par la publication de comptes-rendus

 

1.5. Principes

La Revue repose sur les principes suivants :

1.5.1. Pour la promotion de la discipline historique;

1.5.2. Pour l’implication étudiante dans un contexte académique;

1.5.3. Pour une pratique verte en respect de la politique en matière d’environnement de l’UQAM (politique 37);

1.5.4. Contre toute forme de discrimination et toute forme d’oppression;

1.5.5. Contre le plagiat.

 

1.6. Modifications

Toute modification aux présents « Statuts et règlements » doit être proposée au comité de rédaction par le biais d’un avis de motion d’un.e de ses membres. Cet avis doit être adopté à l’unanimité, à main levée. Toute modification ne doit pas changer ou modifier la nature initiale de la Revue, son rôle, son but ou ses principes.

 

Chapitre 2 : Le comité de rédaction

 

2.1. Définition et composition du comité de rédaction

Le comité de rédaction se compose du nombre jugé nécessaire au bon fonctionnement de la Revue par ses membres. Chaque poste peut être occupé par une seule personne. Un poste est constitué de plusieurs tâches variées qui peuvent être échangées ou modifiées. Certaines tâches sont sous la responsabilité de l’ensemble du comité de rédaction.

Nota Bene : Le comité de rédaction peut faire appel à un.e ou plusieurs consultant.e.s qui ne font pas partie dudit comité.

 

2.2. Mandat du comité de rédaction

Les membres du comité de rédaction ont un mandat d’une durée indéterminée.

 

2.3. Description des postes/tâches et responsabilités individuelles

Les postes disponibles au comité de rédaction sont les suivants :  Coordination générale; coordination à l’édition colloque; coordination du volet comptes-rendus; responsable du site internet; secrétaire; responsable de la correction.

 

Coordination générale

  • Présider aux réunions;
  • Créer et tenir à jour un registre électronique des auteurs et autrices, des procès-verbaux, des formulaires, des statuts et règlements et/ou procédures et de tout autre document concernant la Revue;
  • Combler toute vacance de poste prestement par un appel de candidatures et de s’assurer que les charges en suspend en raison de la vacance d’un poste sont assurées par le comité de rédaction.

Gestion des courriels et du processus de correction (il doit toujours y avoir au moins deux personnes qui occupent ce poste)

  • Lire et répondre aux courriels : vérifier la boîte courriel au moins deux fois par semaine
  • Recevoir les textes soumis et les soumettre en correction interne. Éviter de nommer le nom de l’auteur lors de cette étape.
  • Superviser le processus de correction et s’assurer que les correcteurs internes font le suivi avec les auteurs et autrices.

Responsables du site internet (il doit toujours y avoir au moins trois personnes qui occupent ce poste)

  • Assurer la mise à jour et le bon fonctionnement du site internet de la Revue;
  • Faire la mise en page finale des textes et procéder à leur mise en ligne.
  • Faire des tags lors de la mise en ligne pour que l’article soit plus facile à trouver dans les moteurs de recherche.
  • Déposer sur le Dropbox une copie électronique de chacune des versions des articles sélectionnés et corrigés pour fin d’archives.

Responsable des communications et de la visibilité de la Revue

  • Gérer la page facebook en y publiant, notamment, les articles mis en ligne.
  • S’assurer que le logo de la Revue apparaisse sur les documents officiels.
  • Approcher des maisons d’édition spécialisées et les solliciter pour bénéficier de leur service de presse.
  • S’assurer que les ouvrages choisis n’ont fait l’objet que de peu de comptes rendus.
  • S’assurer que les comptes rendus des ouvrages choisis ont bien été effectués.
  • Faire la promotion de la Revue par différents moyens décidés par le comité de rédaction.

Secrétaire

  • Tenir à jour le budget de la Revue.
  • Le/la secrétaire est la personne ressource pour les spécialistes externes (comptable, avocatE, etc.). Elle s’assure de transmettre les documents nécessaires au comptable pour le rapport d’impôts annuel.
  • Créer et tenir à jour sur le Dropbox un registre électronique des procès-verbaux, des formulaires et des statuts et règlements et/ou procédures.
  • Faire annuellement la Déclaration d’état civil.
  • Faire la mise à jour auprès des registraires des entreprises du Québec et du Canada.
  • Transmettre pour fin d’archive tous les documents officiels.

Gestion des Actes de colloque (il doit toujours y avoir plus d’une personne qui s’occupe de ce poste)

  • S’assurer de l’envoi des courriels aux participants des différents colloques les invitant à soumettre un article de fond ou une chronique.
  • Effectuer au moins une rencontre suite à la fin du colloque avec des membres des comités colloque pour s’assurer de la bonne transition entre le colloque et les Actes du colloque.

 

Tâches pouvant être effectuées par différentes personnes occupant déjà des postes

  • Évaluer des articles à l’interne.
  • La personne ayant en charge la deuxième lecture à l’interne ;
    • devient en charge de l’article en question
    • doit s’occuper de gérer les courriels y étant attachés
    • doit faire signer la décharge des droits d’auteurs aux auteurs et autrices des articles.

* Pour plus d’information sur la démarche à suivre, voir le point 6.1.2.

  • Solliciter les articles, chroniques et comptes rendus auprès des étudiant.e.s, professeur.e.s et chargé.e.s de cours.
  • S’occuper de la recherche de financement par la participation aux Assemblées Générales et auprès des responsables départementaux.
  • Rédiger le procès-verbal.
  • Indexer le site et les articles (à regarder au courant de l’été 2018)

2.4. Abrogé

2.5. Éligibilité

Tout.e étudiant.e du département d’histoire est éligible à être candidat.e au comité de rédaction, s’il.elle est prêt.e à assurer une transition même si il.elle n’est plus inscrit.e à l’UQAM au moment de son départ.

 

2.6. Élections

Les candidat.e.s doivent prendre connaissance des valeurs et des objectifs fondamentaux de la Revue et remplir leur mandat dans le respect de ceux-ci. L’élection consiste en l’exposé de l’intérêt du/de la candidat.e, en une discussion avec le/la candidat.e, en une période de délibération secrète du comité et en l’adoption à l’unanimité de la candidature.

 

2.7. Destitution

Advenant qu’un membre du comité de la Revue ne remplisse pas les tâches et les responsabilités de son mandat (voir point 2.3), le comité se réserve le droit de voir à une destitution. Dans un tel cas, le comité doit convoquer la personne concernée à une rencontre visant uniquement la discussion du conflit. À la fin de cette dernière, le comité devra voter au 2/3 la destitution ou non de la personne mandatée. Il s’agit d’un vote secret, c’est-à-dire fait sans la présence de la personne concernée.

 

2.8. Rémunération

Aucune rémunération, sous aucune forme, n’est versée aux membres pour leur mandat.

 

2.9. Réunion du comité

Le comité de la Revue s’engage à tenir une réunion minimalement deux fois par session. Il convient de se rencontrer aussi souvent qu’il le juge nécessaire.

2.9.1. Avis de convocation et quorum

Une rencontre a lieu lorsqu’au moins 50% du comité est présent. L’avis de convocation doit être fait dans un délai minimal de 48 heures par la coordination générale. Chaque membre doit confirmer sa présence.

2.9.2. Votes

Les votes se font à main levée et toute décision doit être adoptée au 2/3 à l’exception des votes extraordinaires : vote de modification, vote d’élection, vote d’appel d’offre, etc. (voir points 1.6, 2.6, 2.7 et 4.2.8)

 

 

Chapitre 4 : Les finances

La Revue est un organisme à but non lucratif (OBNL).

 

4.1. Subventions

La Revue dispose de ressources financières provenant de subventions, de dons et/ou de contributions.

 

4.2. Ressources financières

Toute ressource financière de la Revue devra faire l’objet d’états financiers disponibles en version électronique dans les archives de la Revue.

4.2.1. Procédures

Le bilan financier doit être présenté par la coordination générale à la dernière réunion précédant la fin de l’année financière. En cas d’absence justifiée le dépôt du rapport est délégué à un.e membre désigné par la coordination générale ou est reporté à une réunion ultérieure.

4.2.2. Année financière

L’année financière de la Revue est du 1er mai au 30 avril.

4.2.3. Présentation des rapports financiers

La présentation du bilan financier doit comporter la mention détaillée de tout engagement financier (actifs et passifs) de la Revue. La présentation se fait une fois par année.

4.2.4. Bilan prévisionnel

La coordination générale s’engage à présenter un bilan prévisionnel des ressources financières de la nouvelle année fiscale en début de session universitaire (automne).

4.2.5. Budget pour activités de lancement et/ou colloques

Le comité s’engage à respecter et à voter un budget.

4.2.6. Rémunération des auteurEs et/ou ressources externes

Aucune rémunération, sous aucune forme, en échange des articles et comptes rendus ne sera offerte aux auteurs et autrices à l’exception des auteurs et autrices qui pourront conserver l’ouvrage qui fait l’objet dudit compte-rendu s’il a été fourni par La Revue.

Toute demande à des ressources externes (ex. graphiste, webmestre, archiviste, etc.) se veut d’abord non rémunérée, à moins d’exception justifiable auprès du comité. Dans un tel cas, le comité doit voter à l’unanimité la candidature retenue.

4.2.7. Destitution des ressources externes

Advenant qu’une ressource externe entrerait en conflit interpersonnel ou encore ne remplirait pas les clauses de son engagement avec la Revue, le comité de rédaction est en droit de destituer cette personne de ses fonctions. Une réunion spéciale devra être demandée afin d’informer l’ensemble des membres du comité du conflit et, si destitution il y a, cette décision devra avoir fait l’objet d’un vote au 2/3. (Voir point 2.7)

4.2.8. Rémunération des spécialistes externes

Les spécialistes externes sont des personnes ressources exigées pour des motifs légaux. On y compte tout professionnel.le nécessaire au bon fonctionnement de la Revue. Leur candidature doit être votée à l’unanimité par le comité de rédaction. Ces personnes peuvent être rémunérées, advenant une absence de candidature bénévole : les honoraires devront être soumis au comité de rédaction lors d’une réunion prévue à cet effet.

4.2.9. Bris de contrat

En tout temps et pour quelque raison que ce soit, la Revue peut terminer ou annuler un nouveau contrat, et ce sans frais ou pénalités. En présentant un avis écrit à cet effet, au moins trente (30) jours à cet effet.

En cas de défaut, de part ou d’autre, la Revue peut annuler le contrat dans les dix (10) jours suivant l’avis de défaut si celui-ci n’a pas été réglé à l’entière satisfaction de la Revue. 
Chapitre 5 : La publicité

La Revue dispose de différents moyens afin de faire connaître son projet.

 

5.1. Lancement

Le premier mode de diffusion des textes et des informations, en vertu des principes environnementaux de la Revue, est d’abord la voie électronique. La Revue peut aussi avoir recours aux tournées groupe-cours et à l’affichage papier ou à l’utilisation de tout outil de communication jugé pertinent.

5.1.1. Site Internet et page Facebook

Le site Internet de la Revue est le https://revuehis.uqam.ca/. Il constitue le véhicule principal de diffusion.

La Revue a une page Facebook.

Un logo de la Revue est aussi présent sur le site du département d’histoire de l’UQAM.

5.1.2. Liste d’envoi courriel

La Revue utilise les listes courriel des associations étudiantes pour rejoindre les étudiant.e.s ainsi que la liste courriel du département pour rejoindre les professeur.e.s et/ou chargé.e.s de cours. Si ces moyens venaient à être jugés défaillants, le comité pourrait voir à l’élaboration d’une liste courriel personnelle.

5.1.3. Tournées groupe-cours

Les membres du comité peuvent aussi entrer en contact avec les étudiant.e.s par des tournées groupe-cours. Ces dernières auront lieu en début de session. Elles visent, d’une part, à présenter le projet et, d’autre part, à inviter les étudiant.e.es aux lancements, à participer aux colloques et à faire parvenir leurs textes à la Revue. Les tournées groupes-cours visent également à faire connaître aux étudiant.e.s les postes disponibles sur le comité de rédaction de la Revue. L’aide des professeur.e.s et des chargé.e.s de cours peut aussi être demandée à cette occasion et/ou préalablement.

5.1.4. Affichage papier et outils de communications

L’affichage papier et la diffusion des outils de communications servent à informer les étudiant.e.s des lancements et des appels de textes et de l’ouverture de postes sur le comité de rédaction. Ces activités se font à l’intérieur des murs de l’UQAM.

 

5.2. Publicité externe

Toute autre publicité faite à l’extérieur des murs de l’UQAM doit faire objet d’une discussion au sein du comité. Cette initiative doit être adoptée par un vote au 2/3.

 

Chapitre 6 : La politique de fonctionnement concernant les textes et les comptes rendus

La Revue rassemble des articles scientifiques et/ou de vulgarisation, des actes de colloque ainsi que des comptes rendus d’ouvrages. Chacun de ces éléments demande un traitement particulier.

 

6.1 Articles

Voici le protocole de la Revue en ce qui a trait aux articles :

6.1.1. Appel de textes

Le comité doit procéder à un appel de textes afin de recueillir les articles voués aux numéros ultérieurs de la Revue. Pour être éligibles, ces articles doivent respecter le Protocole à l’usage des auteurs et autrices (voir annexe A) et les principes de la Revue (voir point 1.5).

6.1.2. Réception et procédures de traitement

À la réception d’un texte, le comité doit confirmer la réception à son expéditeur/trice. Le courriel est la méthode d’envoi. Le texte doit être envoyé sous format .doc, .docx ou .rtf. à l’adresse suivante : revuehis@gmail.com.

Le comité s’engage à respecter un processus d’anonymat.

Le comité se réserve un (1) mois pour informer par courriel de la sélection ou du rejet du texte du/de la candidat.e.

L’article sélectionné est corrigé une première fois par les membres du comité de rédaction. Cette correction doit être effectuée à l’intérieur des 30 jours alloués au comité pour la sélection des articles et vise avant tout la mise en forme et la correction du français. Une seconde correction interne, effectuée par au moins deux membres du comité spécialisé dans l’ère spatio-temporelle ou sur la thématique explorée par l’article, celle-ci visant le contenu et l’argumentaire de l’auteur.

Par la suite, le comité doit renvoyer l’article à son auteur ou autrice qui aura un (1) mois pour réviser son texte et pour apporter les correctifs jugés nécessaires. Les corrections de forme et de français sont obligatoires. L’auteur ou l’autrice doit renvoyer de nouveau son texte par courriel sous format .doc, .docx ou .rtf à la Revue.

Une dernière évaluation est effectuée par un ou une spécialiste externe de la question au cœur de l’article visé.  Le ou la spécialiste externe doit fournir, dans le délai d’un (1) mois, une évaluation du texte visé et spécifier si celui-ci obtient la mention « accepté sans corrections », « accepté avec corrections mineures », « accepté avec correction majeures » et « publication refusée ». Cette mention agit à titre de mot final sur la publication ou non d’un texte.

Le texte est ensuite retourné à l’auteur pour une correction finale, après quoi le texte est à nouveau transmis par courriel au comité de rédaction qui se charge de relire le texte pour toute coquille oubliée et d’assurer la mise en page en prévision de la publication. L’auteur.trice doit alors procéder à la signature de la décharge de droits d’auteur.

À la fin de ce processus, la personne responsable doit écrire un courriel de remerciement et confirmer que son article est en ligne.

 

6.2. Comptes rendus

La Revue publie des comptes rendus d’ouvrages à caractère historique (monographie, essai, synthèse).

6.2.1. Approche de la maison d’édition

La personne ayant à la charge la coordination des comptes rendus s’assure d’obtenir des catalogues auprès des maisons d’édition, via internet.

La coordination des comptes rendus devra envoyer une lettre de demande d’ouvrages aux maisons d’édition (voir 2.3).

Lors de la réception de livres envoyés par les maisons d’édition, le comité veille à distribuer ceux-ci en fonction des champs de spécialisation personnes approchées. Les auteurs des comptes-rendus disposent de quatre mois (±120 jours) pour rédiger.

À la suite du lancement, la coordination des comptes-rendus doit écrire aux maisons d’édition participantes. Elle les remercie de leur contribution, les invite à informer les auteurs et autrices de la publication d’un compte-rendu de leur ouvrage et souligne l’édition de la Revue en ligne. Cette demande vise un esprit de collégialité et de respect des auteurs et autrices des ouvrages abordés.

La Revue tient à informer que, en vertu du principe 1.5.5, elle s’engage à réduire les risques de plagiat par la conversion de tout texte publié sous format pdf. De plus, tous les textes reçus sont transmis sous format papier aux correcteurs/rices et au comité d’experts marqués d’un filigrane.

Il n’est cependant pas de son ressort d’enrayer le vol ou la récupération d’information pouvant être occasionnés par la photocopie ou la réécriture, totale ou partielle, des textes publiés.

Advenant que l’auteur ou l’autrice d’un ouvrage se sente lésé.e par le compte-rendu  de la Revue, que l’auteur ou l’autrice peut avoir recours à une réplique. Le comité de rédaction s’engage aussi à offrir une contre-réplique au collaborateur ou à la collaboratrice du compte-rendu.  Aucun autre recours ne peut avoir lieu.

 

L’équipe H.I.S.